Eine überbordende To-do-Liste und kein Ende in Sicht? Immer mehr neue Aufgaben gesellen sich dazu und in deinem Kopf herrscht Chaos. Du weißt nicht, wo du anfangen sollst?
Wer kennt das nicht? Ich verliere dann meist gänzlich den Überblick und damit auch die Motivation. Nur um mich dann in den Weiten des WWWs und sozialen Netzwerken zu verlieren. Schwupps sind zwei Stunden weg und ich keinen Schritt weiter.
Glücklicherweise gibt es zahlreiche Zeitmanagement-Methoden und drei davon möchte ich dir heute vorstellen. 🙂 Diese Methoden erleichtern es dir, deine Zeit besser einzuteilen und deine Aufgaben zu priorisieren. Das Ergebnis: du arbeitest produktiver, frei und nutzt deine vorhandene Zeit effektiv.
Inhaltsvereichnis
Pareto-Prinzip
Die erste der drei Zeitmanagement-Methoden ist das sogenannte Pareto-Prinzip. Erfunden von Vilfrede Pareto besagt es: 80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die restlichen 2 0% der Ergebnisse allerdings verbrauchen für die Erledigung 80 ‘% Arbeit.
Kurz: die 80/20-Regel.
Dieses Verteilungsprinzip lässt sich z. B. auch auf andere Bereiche anwenden, wie z.B. „80 % des Verkehrs passieren auf 20% der Straßen“ oder „Kinder spielen 80 % ihrer Zeit nur mit 20 % ihres Spielzeuges.“
Für uns zum Thema Zeitmanagement geht es jedoch um folgende Aussage dieses Prinzips:
Verteilst du deine Prioritäten richtig, erledigst du 80 % deiner gesamten Arbeit mit 20 % des Aufwandes.
Um das zu schaffen, brauchst du eine Prioritätenliste. Gerade in der Projektarbeit gilt eines: Deadlines einhalten. In einem Projekt hast du aber nicht nur eine Aufgabe zu erledigen, sondern es laufen mehrere zusammen und parallel. Deswegen ist es wichtig zu entscheiden, welche Aufgaben höchste Priorität haben und somit zuerst erledigt werden müssen. Mit Hilfe deiner Prioritätenliste wird auch klar, welche Aufgaben wegen ihrer geringen Wichtigkeit für das aktuelle Ziel (Deadline) vorerst liegen bleiben kann.
Du fragst dich also, was sind die wenigen Aufgaben, die die größte Auswirkung haben und dich zu deinem aktuellen Ziel bringen.
Aber Achtung: die 80-20-Verteilung ist nur ein Richtwert und hat keine mathematisch exakte Verteilung. Je nach Projekt kann auch mal 90 % zu 5 % sein, oder 70 % zu 10%. Es muss nämlich nicht 100 % rauskommen. Aufwand und Ergebnis müssen sich nicht auf 100 % ergänzen.
Vergiss auch nicht, die liegengebliebenen Aufgaben. Diese müssen ebenfalls erledigt werden, um das Projekt vollständig abzuschließen. Nur wenige Aufgaben darfst du wirklich streichen. Gerade im Projektmanagement sind die Arbeitspakete mit ihren detaillierten Arbeitsschritten genau festgelegt. Vergisst du ein Arbeitspaket, scheitert das ganze Projekt.
Das Pareto-Prinzip hilft dir aber, deine Aufgaben pro Tag oder Woche so zu strukturieren und priorisieren, dass du effizient Ergebnisse erarbeitest und so jeden Tag deinem Projektziel einen echten Schritt näherkommst, ohne dich in wenig wichtigen Detailaufgaben zu verlieren.
One-Thing
The One Thing ist ein Buch von Gary Keller und Jay Papasan. Darin stellen sie eine Zeitmanagement-Methode für mehr Produktivität vor, mit der du dein wichtigstes Ziel erreichst.
Die Methode ähnelt vom Prinzip her der Pareto-Methode, allerdings fokussierst du dich hier auf „One Thing“. Wir lassen uns heutzutage viel zu leicht von der Arbeit ablenken und ignorieren eines dabei: Menschen sind nicht multitasking-fähig. Wir können nicht parallel mehrere Aufgaben erledigen sondern switchen nur zwischen zwei anspruchsvollen Aufgaben hin und her. Oft mit dem Ergebnis, dass keine der beiden Aufgaben wirklich zu 100% erledigt wird.
Nach dieser Methode suchst du dir also dein „One Thing“ für den Tag heraus. Welche eine Aufgabe bringt dich deinem aktuellen Ziel am nächsten? Welche ist die Aufgabe mit dem größten Output? Wenn du dich dann zum Arbeiten hinsetzt, dann mit voller Konzentration und Fokus auf diese eine Aufgabe. Keine Ablenkung. Keine E-Mails, kein Facebook, kein Smartphone. Get in the zone with your one thing.
Auf diese Weise steigerst du deine Produktivität und du lernst, dich auf ein (dein) Ziel festzulegen.
Details zu dieser Methode findest du im Buch bzw. auf der Website www.the1thing.com sowie auch einiges an Free-Content zum downloaden.
Eisenhower-Prinzip
Benannt ist diese Methode nach dem ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower. Dieser organisierte seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Daher geht es auch in dieser Zeitmanagement-Methode um Priorisierung. In dem Fall strukturierst du deine Aufgaben in Kategorien. Das Ziel: die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, unwichtige Aufgaben aussortieren.
Klingt wieder sehr ähnlich wie die anderen beiden, allerdings folgt es einem etwas anderen Modell. Anstelle einer klassischen Prioritätenlisten fertigst du eine Matrix an. Du siehst auf der Grafik sofort, wie die Prioritäten in diesem Modell behandelt werden.
Wie ordnest du deine Aufgaben nun in die Matrix? Gerade die Einordnung fällt oft nicht so leicht. Es sind doch viele Aufgaben wichtig, aber nicht dringend oder umgekehrt. Insbesondere wenn man als Einzelunternehmer keine Mitarbeiter hat, erscheint das Einteilen in die Matrix noch schwieriger. Du hast natürlich die Möglichkeit, Virtual-Assistants anzuheuern und an diese zu delegieren, aber gerade in der ersten Zeit ist das wenig realistisch.
Bei der Einordnung der einzelnen Aufgaben prüfe für jede einzelne die Wichtigkeit und die Dringlichkeit.
A-Aufgaben kommen meist von außen, also von anderen, die etwas von dir wollen. Kannst du diese Aufgabe später erledigen (Dringlichkeit)? Wie wichtig ist diese Aufgabe für den Erfolg eines Projektes oder deines Unternehmens und kannst du sie delegieren (Wichtigkeit)?
Diese Aufgaben erledigst du am besten als erstes am Morgen, wo du am konzentriertesten bist und deine frische Energie in diese wichtigste Aufgabe stecken kannst.
B-Aufgaben sind wichtig für dein Unternehmen, aber langfristig gedacht und daher nicht dringend. Eine Social Media Strategie ausarbeiten oder Newsletter verfassen wären solche Aufgaben. Die Gefahr bei diesen Aufgaben ist, dass sie meist nicht wichtig genug genommen werden und im Trubel untergehen. Mit dem Ergebnis, dass dein Unternehmen von anderen überholt wird.
Stelle sicher, die Aufgaben aus Quadrant B fix einen Platz in deinem Wochenplan einzuräumen.
Die C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Auch hier will meist jemand Drittes etwas von dir bzw. deiner Firma. Hier kommt delegieren zum Zug. Wenn du allerdings wie ich zu den Einzelkämpfern zählst, musst du auch diese Aufgaben selber erledigen. Rechercheaufgaben, Reisebuchungen usw. fallen beispielsweise darunter. Plane auch hierfür am besten fixe Zeitfenster dafür ein. Das kannst du aber auch am Nachmittag machen. Verschwende für diese Aufgaben keinesfalls die frischen Morgenstunden. Diese sind für A-Aufgaben reserviert. 🙂
D-Aufgaben sind weder dringend, noch wichtig. Ja, was machst du dann damit? Frage dich, was passieren würde, wenn du die Aufgabe nicht erledigst. Wenn „nichts“ die Antwort ist, dann ab in die Rundablage damit. 🙂
Ordne jede neue Aufgabe einem Quadranten zu. Im Laufe der (Projekt)Zeit musst du die Aufgaben auch neuen Quadranten zuordnen.
Bleib dran: Konsequenz ist alles
Pflege diese Routine und lebe sie täglich. Nutzt du es nur gelegentlich, verlierst du wiederum den Überblick. Ohne konsequente Umsetzung nutzt dir die beste Methode nichts. Und da sind wir auch schon bei den Schwächen dieser (aller) Methoden: der Mensch.
Wenn du allerdings „deine“ Methode gefunden hast, bleib dran. Praktiziere sie täglich und lass sie zur Gewohnheit werden. So wird ausgefeiltes Zeitmanagement Routine und Effizienz und Erfolg deine Begleiter zu deinem (höheren) Ziel. Zur Vertiefung in Sachen Business Mindset empfehle ich dir noch meinen Beitrag zum Thema Bücher rund ums Unternehmertum und der richtigen Einstellung dafür.
Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung!
Alles Liebe,
Kerstin
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